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10 Conseils de gestion de fichiers pour organiser vos fichiers électroniques

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Conseils pour la gestion des fichiers numériques

Dans le monde « branché » d’aujourd’hui, l’organisation de vos documents électroniques peut s’avérer une véritable corvée. En plus de stocker des documents localement sur des ordinateurs de bureau, des ordinateurs portables ou des appareils mobiles (voir ce site), de plus en plus d’entreprises utilisent le cloud pour leurs applications métier de base et le stockage de fichiers. La nécessité pour de nombreuses entreprises de partager des documents entre employés complique encore davantage la question du stockage. Au sein d’un bureau, cela se fait généralement à l’aide d’un serveur de fichiers ou d’un périphérique de stockage connecté au réseau (NAS). Si un accès mobile partagé est nécessaire, les documents peuvent être stockés dans le nuage et partagés en attribuant des autorisations d’accès. Le résultat de tout cela peut être un cauchemar de gestion de fichiers avec certains documents d’une personne stockés dans le nuage et d’autres localement, et même des documents individuels stockés uniquement dans un endroit ou l’autre.

L’organisation est la clé de la gestion des fichiers électroniques

Quel que soit l’endroit où les documents sont conservés, il est important de les organiser et de les tenir à jour. Le but de la gestion des fichiers électroniques est de s’assurer que vous pouvez trouver ce que vous cherchez, même si vous le cherchez des années après sa création. La plupart des gens d’affaires ont à un moment ou à un autre été dans l’embarras d’avoir un appel d’un client et de ne pas être en mesure de trouver rapidement la facture pertinente ou d’autres documents importants du client. Il est tout aussi agaçant de se démener à la fin de l’année pour trouver des documents relatifs aux comptes de l’entreprise pour le comptable ou, pire encore, pour le percepteur d’impôt. Une bonne organisation des documents numériques est particulièrement importante dans un environnement partagé, si l’un de vos employés est absent (temporairement ou en permanence !), vous devriez être en mesure de localiser facilement tout document créé ou géré par cette personne. La perte potentielle de données en cas de départ d’employés mécontents est une raison de plus pour protéger vos données d’entreprise. Ces conseils de gestion de fichiers vous aideront à garder vos fichiers accessibles :

myrfa / Pixabay

1. Utiliser les dossiers d’installation par défaut pour les fichiers de programme

Utilisez les emplacements de fichier par défaut lors de l’installation des programmes d’application. Sous Windows, par convention, les fichiers de programme d’application résident dans le répertoire (Drive Letter :)->Program Files. L’installation d’applications ailleurs est déroutante et inutile. 

2. Un seul endroit pour tous les documents

Placer tous les documents dans un seul dossier « racine ». Pour un seul utilisateur dans un environnement Windows, l’emplacement par défaut est le dossier Mes Documents.  Dans un environnement de partage de fichiers, essayez de faire de même. Créez un dossier racine unique (appelé « Documents partagés » par exemple) et stockez tous les documents dans des sous-dossiers du dossier racine. Le fait d’avoir un emplacement unique pour tous les documents électroniques facilite la recherche et l’exécution des sauvegardes et des archives.

3. Créer des dossiers dans une hiérarchie logique

Ce sont les tiroirs du classeur de votre ordinateur, pour ainsi dire. Utilisez un langage simple pour nommer vos dossiers ; vous ne voulez pas regarder cette liste de dossiers à l’avenir et vous demander 4. Des répertoires dans des répertoires Créez d’autres dossiers dans ces dossiers principaux si nécessaire. Par exemple, un dossier appelé « Factures » peut contenir des dossiers appelés « 2019 », « 2018 » et « 2017 ». Un dossier nommé d’après un client peut inclure les dossiers « données client » et « correspondance ». Le but est d’avoir chaque fichier dans un dossier plutôt que d’avoir un tas de fichiers orphelins listés. Ne créez pas de structures de dossiers complexes à couches profondes. Dans la mesure du possible, utilisez plutôt des noms de fichiers descriptifs.

5. Suivre les conventions d’appellation des fichiers

Certains systèmes d’exploitation (comme Unix) n’autorisent pas les espaces dans les noms de fichiers ou de dossiers, donc évitez ceci si votre environnement informatique est mixte. Utilisez plutôt les traits de soulignement comme délimiteur (p. ex. jean_dupont_devis.doc.) Autres caractères tels que / ? < > \ : |  » ^ sont également interdits dans les noms de fichiers ou de dossiers sous Windows. Utilisez des noms de fichiers descriptifs pour faciliter l’identification et la récupération, mais n’allez pas trop loin, les noms de fichier/chemin ont des limites de longueur qui varient selon les systèmes d’exploitation. Sous Windows, la longueur maximale du chemin d’accès complet d’un fichier (par exemple, la lettre du lecteur + les noms de dossier + le nom du fichier) est de 260 caractères. Utilisez des abréviations courantes dans la mesure du possible, comme Janvier pour janvier ou Corp pour Corporation.

6. Etre spécifique

Donner aux fichiers électroniques des noms logiques et spécifiques et inclure des dates dans les noms de fichiers si possible. L’objectif lors du nommage des fichiers est de pouvoir savoir de quoi il s’agit sans avoir à l’ouvrir et à le regarder. Donc, si le document est une lettre à un client lui rappelant que le paiement est en retard, appelez-le quelque chose comme « facture_due_20180115 » ; plutôt que quelque chose comme « lettre ». Comment saurez-vous à qui s’adresse la lettre sans l’ouvrir ? Si vous partagez des fichiers par courrier électronique ou sur des appareils portables, vous pouvez demander que le nom du fichier comprenne des informations plus spécifiques, car les informations du dossier ne seront pas incluses avec le fichier partagé.  Par exemple, si votre document se trouve dans Mes documents\Factures\2017\Clients\jean_dupont_20190456.doc et que le fichier est partagé ou envoyé par courriel, le destinataire ne verra que le jean_dupont_20190456.doc et ne pourra peut-être pas savoir que le fichier est une facture client sans l’ouvrir.

7. Fichier au fur et à mesure

Le meilleur moment pour classer un document est lorsque vous le créez pour la première fois. Prenez donc l’habitude d’utiliser la boîte de dialogue « Enregistrer sous » pour classer votre document et lui donner un nom, en le plaçant au bon endroit en premier lieu.

8. Commandez vos fichiers pour votre commodité

S’il y a des dossiers ou des fichiers que vous utilisez beaucoup, forcez-les en haut de la liste des fichiers en les renommant avec un 1 ou un AA au début du nom du fichier.

9. Effacez régulièrement vos fichiers

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Parfois ce qui est ancien est évident comme dans l’exemple du dossier « Factures » ci-dessus. Si ce n’est pas le cas, nettoyez vos dossiers en effaçant les anciens fichiers. Ne supprimez pas les fichiers liés à l’entreprise à moins d’être absolument certain que vous n’en aurez plus jamais besoin. Au lieu de cela, dans votre collection principale de dossiers sous votre dossier racine, créez un dossier appelé « Ancien » ou « Inactif » et déplacez-y les anciens fichiers lorsque vous les rencontrez. 

10. Sauvegardez régulièrement vos fichiers

Que vous copiez vos fichiers sur un autre lecteur ou sur bande, il est important d’établir et de suivre un régime de sauvegarde régulier.

Une bonne gestion des fichiers permet de trouver ce que vous voulez facilement

La gestion des documents électroniques devrait faire partie d’une stratégie globale de gestion des documents pour votre entreprise. Un bon plan de gestion des documents devrait comprendre tous les aspects de la manipulation des documents, y compris l’entreposage, la récupération, les sauvegardes et la sécurité. La fonction de recherche est une chose merveilleuse, mais elle ne pourra jamais égaler la facilité de pouvoir aller directement dans un dossier ou un fichier. Si vous suivez ces conseils de gestion de fichiers de manière cohérente, même si vous ne savez pas où se trouve quelque chose, vous savez où il devrait être, un énorme avantage quand il s’agit de trouver ce que vous cherchez. De bonnes pratiques de gestion des dossiers vous permettront d’économiser du temps et de l’argent.

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