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4 pratiques pour rendre son e-mail plus productif

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Destinée à être un outil de productivité, la boite e-mail peut pourtant devenir une source de stress lorsqu’elle n’est pas bien gérée. Entre les messages importants non lus et la pile de spams qui ne cesse de croitre, il est important de mettre en place une bonne gestion pour faciliter l’utilisation de sa messagerie. Pour ne pas se laisser déborder, voici les bons gestes à adopter.

Se débarrasser des spams

Si la conséquence visible des spams est l’envahissement d’une boite e-mail, il faut rappeler que ces messages indésirables sont également des vecteurs de nombreux autres dangers. Entre le phishing, les logiciels de rançon, l’usurpation d’identité et les virus, les attaques qui se font à travers ces messages indésirables sont nombreuses.

Si certains fournisseurs de messagerie se chargent d’éliminer une partie importante de ces messages, il est toujours recommandé de faire recours à une solution anti-spam professionnelle telle que ALTOSPAM. Ce service en ligne intercepte toutes les attaques avant leur accès aux serveurs de messagerie. Il offre la possibilité aux utilisateurs de définir une liste d’adresses à autoriser et une liste à interdire. Il permet ainsi de garder sa boite électronique à l’abri de la pollution des messages non désirés.

Assurer une gestion immédiate des nouveaux mails

Il s’agit d’une suite de règles à observer chaque fois que l’on consulte sa boite de réception dans un souci de clarté et de productivité. Les actions les plus importantes sont :
  • La suppression systématique de tous les messages inutiles tels que les annonces, les publicités ou même les accusés de réception ;
  • Une réponse immédiate au message si le traitement peut être fait en moins de 2 min ;
  • La classification du message dans un répertoire s’il n’est pas possible d’y répondre dans l’immédiat ;
  • Le transfert des messages gérés par d’autres personnes.

 

Mettre en place un système de classement des e-mails

Selon le type de messagerie utilisée, il est possible de créer différents dossiers destinés au classement des messages. Les répertoires les plus fréquemment utilisés sont :
  • Urgent ;
  • En cours ;
  • À faire plus tard.
En plus de ce classement, certaines personnes choisissent de laisser les messages les plus urgents dans la boite de réception. Il faut toutefois faire attention pour ne pas les supprimer par inadvertance.

Pour associer une bonne gestion à la création des dossiers, il est recommandé de relever les messages urgents chaque jour. Ceux qui sont dans les dossiers en cours et à faire plus tard pourront être parcourus dans la semaine, dès que l’emploi du temps le permet. Il est enfin conseillé de choisir un jour dans le mois pour faire un ménage complet dans tous les répertoires pour s‘assurer de n’avoir rien oublié.

Adopter des habitudes de navigation responsables

La pollution par les spams est généralement la conséquence de mauvaises habitudes de navigation sur internet. Il est en effet déconseillé de laisser son adresse e-mail sur les forums de discussions ou à des inconnus. Il est également conseillé d’éviter le plus possible les bulletins d’information et de garder que les plus importants.

Il est enfin vivement déconseillé de répondre à un spam. Il s’agit d’une erreur qui confirme la validité de l’e-mail aux pirates.

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