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Logiciel de gestion des notes de frais : quels sont ses avantages pour votre entreprise ?

La gestion des notes de frais est une véritable corvée pour les entreprises. Heureusement, il existe aujourd’hui des logiciels pour gérer ces dépenses. Il s’agit d’outils informatiques ayant pour fonction d’enregistrer automatiquement les notes de frais et de les centraliser. Ces logiciels offrent un maximum davantage aux comptables, aux salariés, aux managers et aux dirigeants.

Moins d’erreurs et moins de fraudes

La gestion automatique des notes de frais réduit considérablement les erreurs de saisie manuelle. En effet, lorsque les enregistrements sont effectués à la main il est facile de se tromper sur les chiffres et d’avoir des doublons. De telles erreurs peuvent fausser les résultats de l’entreprise, nuire à sa réputation et entraîner une perte de temps lors des recherches. Avec un outil de gestion des notes de frais comme celui qui se trouve sur https://www.n2f.com/, toutes les incohérences sont relevées et notifiées aux gestionnaires.

Le logiciel de gestion des notes de frais effectue des analyses poussées pour détecter les anomalies et les tentatives de fraudes. Concrètement, il va vérifier les montants qui semblent élevés, comme les notes de frais de restaurant exorbitants. Il s’assure également que les distances parcourues déclarées par les collaborateurs sont réelles. Il souligne aussi toutes formes de répétitions.

Enfin, l’outil de gestion automatique des notes de frais aide les entreprises à minorer le risque de perte des justificatifs. En effet, il permet de numériser automatiquement tous les documents permettant de justifier une dépense.

Simplification du processus de gestion et gain de temps

L’autre avantage de l’automatisation de la gestion des notes de frais par un logiciel, c’est la simplification du processus. Il facilite la vie aux collaborateurs, notamment aux comptables. En effet, cet outil effectue lui-même le calcul des taxes liées aux notes de frais, et du barème kilométrique. En outre, le logiciel optimise le processus de remboursement des frais en effectuant une transmission automatique des montants vers le système de paiement de l’entreprise.

De ces différents avantages, il en ressort un gain de temps dans la gestion des notes de frais. Cette tâche autrefois fastidieuse devient désormais simple. Les collaborateurs pourront mettre à profit ce gain de temps pour se concentrer sur d’autres travaux. Plus besoin d’attendre que le collègue qui est à distance revienne avant d’avoir des informations sûres concernant une dépense.

Un meilleur suivi des dépenses

Avec le logiciel de gestion des notes de frais, les managers ont un meilleur contrôle des dépenses de l’entreprise. L’enregistrement en temps réel et la centralisation des données leur permettent d’avoir un état des dépenses exhaustif afin d’effectuer les contrôles nécessaires. La disponibilité en temps réel des informations financières permet aussi aux managers de prendre des décisions éclairées par rapport à la politique de gestion de l’entreprise.

La solution N2F pour la gestion des notes de frais

N2F est un logiciel de gestion de note de frais utilisée par plusieurs entreprises. C’est un outil évolutif avec des fonctionnalités intéressantes. Son système de scan automatique est rapide. En effet, il suffit de photographier le justif depuis l’application pour que le logiciel enregistre aussitôt les frais.

N2F offre de la flexibilité dans son paramétrage en s’adaptant à chaque type d’entreprise et ses catégories de dépenses. Avec un accès illimité, tous les collaborateurs peuvent l’utiliser à tout moment. Le logiciel est également compatible avec les autres logiciels de comptabilité, ce qui facilite l’intégration des données sans intervention humaine.

Cet outil fonctionne sur Android et même sur IOS. Les collaborateurs en déplacement n’auront donc aucun souci pour s’en servir.

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